Mozgalmas pár héten vagyunk túl az Ibex Sport Falmászóteremmel. A terem 800 m2-tel bővült, ami a Dunántúl legnagyobb falmászótermévé varázsolta azt. Ez a bővülés nagyon jelentős esemény, hiszen így az Ibex a dunántúli mászóélet központjává válhat. Ezt bizony méltóképpen kellett megünnepelni. Az eseményt nem bízhattuk a véletlenre. Már januárban elkezdtük az esemény kommunikációjának tervezését, hogy a nagy napon minden tökéletes legyen.
Kellett egy terv!
Amikor a terem tulajdonosai megkerestek, hogy egy ilyen fontos esemény van készülőben, rögtön előbújt belőlem a régi rendezvényes énem: Kell egy terv! Természetesen az első és legfontosabb az volt, hogy kitaláljuk milyen programok illenek az eseményhez, és ezeket milyen felületen lehet majd jól kommunikálni.
A programok esetében nyilvánvaló volt, hogy szükség lesz gyerekprogramokra és felnőtteknek szóló tartalmakra is. Györgyivel és Alberttel, a hely tulajdonosaival így leültünk, és kifundáltuk, hogyan érdemes ezt felépíteni. Györgyiék a gyerekprogramokhoz egy támogató szervezetet kerestek, a Kincskereső Alapítványt, akik egész napos kézművesfoglalkozásokat biztosítottak a gyerekeknek. A felnőtteknek eközben előadókat kerestünk, akik illeszkednek a sporthoz és a falmászáshoz.
Nagyon hamar összeírtuk a legszuperebb előadókat, akik a felkérésekre örömmel igent mondtak. Ezután összeállt a menetrend.
Jöhetett a Facebook!
A Facebookon és Instagramon már az esemény előtt több mint egy hónappal elkezdtük az aktív kommunikációt. Ebben nem egyedül vettem részt, a Facebook posztok megírásában egy volt kolléganőm, jó barátnőm is segített. Kezdetben csak az építkezés részleteiről osztottunk meg tartalmakat, amik felkeltették az érdeklődést az emberekben. Ezt már bőven a pontos menetrend elkészülte előtt elkezdhettük, tulajdonképpen január közepétől kezdve csepegtettük az “in progress” fotókat a social mediaban.
A megnyitó dátumát február végén tűztük ki, és ekkor rögtön létre is hoztuk a következőket:
- Facebook esemény
- Landing oldal a részletekkel
- Visszaszámláló posztok
- Hirdetés
Elkezdtünk hirdetni!
Az eseményt persze hirdetni is kellett. Egy kisvállalkozás esetében a Facebookra általában nincs többszázezer forint budget. Ezért a hirdetések pontos beállítása nagyon fontos. A budget az esemény hirdetésére kevesebb mint 25 000 Ft volt, így okosan kellett gazdálkodni. Ezért a következő módon hirdettük az eseményt:
- beállítottam egy elérés alapú hirdetést, hiszen itt most arról volt szó, hogy Győrben minél több ember értesüljön az eseményről. Linknek az esemény facebook linkjét állítottuk be.
- 2 héttel a megnyitó előtt elindítottam egy eseményvisszajelzés hirdetést. Ezután az elérés alapú hirdetés nem ment tovább, csak ez.
- Az esemény előtt két héttel kiemeltünk olyan posztokat, amelyben előadóink 1 perces videóban üzennek a közönségnek.
Célközönségnek a Győr+20 km-es körzetében lévő sportolókat állítottuk be, hiszen a falmászóterem kifejezetten a sportolni vágyóknak szól. Ebben az esetben egy elég nagy célközönséget kaptunk, 90.000 fő volt a mintanagyság. Ez elég nagy, de most nem volt cél a szűkítés, hiszen maga a falmászás olyan vékony réteget érintett eddig Győrben, hogy nem tudtunk volna releváns közönséget felállítani.
Erről posztoltunk
A stratégiánk az volt, hogy folyamatosan adjunk tájékoztatást a terem aktuális állapotáról, valamint az új szolgáltatásokról. Mivel több előadónk is volt, ezért róluk is beterveztünk bemutatókat, kedvcsináló tartalmakat. Fontosnak tartottam, hogy személyes kapcsolat is kialakuljon, így az előadóktól rövid videókat kértünk, amiben bemutatkoznak a követőinknek.Ezeket a videókat a rendezvény előtt két héttel kezdtük el közzétenni, hogy még intenzívebbé tegyük a kampányt. Szerencsénk volt, mert az előadóink is nagyon kreatívan álltak hozzá a feladathoz, és nagyon szuper videókat kaptunk.
Az oldal mellett az esemény oldalára is posztoltunk. A videókat itt is közzétettük, valamint rövid bemutatókat írtunk az előadóinkról. Ennek az volt a szerepe, hogy minél több felületen legyünk jelen aktívan.
A Facebookos tartalommal összhangban az Instagramra is folyamatosan posztoltunk. Rengeteget használtuk a storykat, ahol az aktualitások és a terem állapota mellett az előadókat is bemutattuk. Itt igyekeztünk minél több olyan tartalmat közzétenni, ami interaktivitásra, reakcióra sarkallja az embereket. Egy szavazás, egy tetszik skála már szuper trigger is volt arra, hogy kapcsolatba lépjünk az emberekkel.
Arculat
A rendezvényhez egyedi arculatot készítettünk. Nem, nem grafikussal. Az arculatot canvában raktam össze, bár szükség volt egy kis photoshopos és illustratoros előmunkára. Az arculat minden felületen visszaköszönt, így emblematikussá vált a rendezvény. Egy jó arculat megjegyezhetővé teszi a rendezvényt, ezért érdemes mindig nagy figyelmet szentelni erre. Az idővel most sem spóroltunk, minden felületre elkészítettük a megfelelő mutációt. Ezek a következők voltak
- instasztori
- instaposzt
- facebook poszt
- hirdetések
- eseményborító
- videóborító
A helyszínen
A helyszínen élő videókat tettünk közzé instagramon és facebookon is az előadások alatt. Ezeket egyszerűen, teleofnnal vettük fel, így benne volt a hibázás lehetősége is. A nap folyamán tettünk közzé instasztoriba is képet, amiben a megnyitásról adtunk hírt.
Eredmény
Egy teltházas rendezvényen vagyunk túl. Rengetegen érdeklődtek az előadások iránt, és pontos elképzelésekkel érkeztek a helyszínre. A Facebookon több mint 100 új kedvelés érkezett, az eseményünkre pedig 218 visszajelzés érkezett. Ez nagyon jó arány, hiszen a rendezvényen jóval 150 fölött volt a látogatólétszám. A rendezvény belépős esemény volt, így ez a szám azt mutatja, hogy a beállítások sikeresek voltak, és sikerült megtalálni a megfelelő célközönséget.
A sikerhez hozzájárult, hogy a szervezésben résztvevők is aktívak voltak: meghívták a barátokat, megosztották a rendezvényt. Így még több emberhez tudott eljutni az esemény híre.
Amit másképp csinálnék
A helyszíni közvetítésre egyértelműen jobban felkészülnék, és jobban figyelnék arra, hogy jó minőségű legyen a kép. Sajnos a telefonállvány, amit használtam nem volt elég stabil, így nehéz volt vele dolgozni.
Az arculatot picit hamarabb kezdeném el használni, mert most sajnos csak a hirdetés megkezdése után 1 héttel került ki. Az egységesség még stabilabb eredményeket tud hozni.